Concept management letter schrijven
Mijn doelstelling in het derde jaar bij KPMG is onder andere het schrijven van een concept management letter. In een concept management letter beschrijf je de bevindingen die je hebt geidentificeerd tijdens de interim-controle. De management letter is een rapport aan het management van het bedrijf over zowel de bedrijfsvoeren als over de administratieve organisatie van het bedrijf. De management letter die ik heb geschreven heet concept management letter omdat het nog niet de definitieve versie zal worden van de management letter die naar de klant wordt verstuurd.
De management letter is een controle-instrument voor het management ten behoeve van de toeziende taak op het bestuur van de onderneming. Wat kan er binnen het bedrijf worden verbeterd zodat de jaarrekening voldoende waarborgen geeft voor een getrouwe verantwoording. Stel dat een administrateur en goederen kan bestellen en de goederen kan verantwoorden in de financiele administratie. Het risico is dan dat de administrateur goederen naar zijn eigen adres stuurt en deze niet administreert. Dit kan ertoe leiden dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft en tevens fraude oplevert. Wij adviseren dan in de management letter om de functie tussen inkoop en administreren te scheiden. Het management geeft daar als het goed is dan opvolging aan.
Je probeert zo duidelijk en professioneel mogelijk deze bevindingen op te schrijven. Immers dit geldt als een aanbeveling aan het bestuur van de onderneming met betrekking tot de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie. Je wilt natuurlijk zo goed mogelijk over komen bij het bestuur van de onderneming. Zij zijn namelijk je klanten en die wil je zo goed mogelijk van informatie voorzien.
Nadat ik mijn management letter (ja mijn eerste management letter kostte wel wat tijd) had geschreven heb ik deze naar de supervisor van het team gestuurd. De supervisor zal natuurlijk wat aanpassen aan mijn management letter. Ik wacht de verbeteringen af…..
